Some Recent Differentiations

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在读 master 的时候愈发觉得把事情“想清楚”,或者说就是校训当中的“明辨”,是一件相当重要的事情。

对于自己来说,从某种程度上,能把事情区分开来是获得知识的一个手段:能够明白看待同样一个事物有着不同的方法与角度,就能对这些事物有着更为深刻的认识。例如说,“星期”?" href="http://secangel.me/471/" target="_blank">明白星期名称的命名是有着三种主要方式,就会对星期这个事物更深入了解;例如说明白英语当中使用动词来表示现在、过去、未来,就会对英语这个事物了解更多。

与此同时,察觉到不同事物之间的差异,就能发现事情原来存在另外的可能性;正如习惯了使用状语来表示时态的中文,刚开始面对英语的时候就会觉得,原来事情还可以这样的。对于自己来说,察觉到这样的额外可能更为重要。

最近自己遇上一些事情,尝试想清楚了一些问题,先记录下来不要遗忘吧。

Differentiation

 

把自己分成,策划者的自己和执行者的自己

几个星期前自己需要对十多份 PowerPoint 报告上面的数据对照原始数据表格进行校对,每一份报告大概有 50 张幻灯片。如果用人工肉眼来校对的话,面对这么多重复乏味的工作量很容易因为厌倦而出错的,所以自己花了大概一天的时间用各种 Excel 公式与函数制作了一个批量校对的 checker. 在制作这个 checker 的时候自己考虑了各种因素,例如说每一份报告代表不同的国家,当中的城市列表、品牌列表、优势品牌等等会相应有所变动等等;所以这样让准备的过程耗时很长。

这种磨刀不误砍柴工的做法至少把全手工的工作变成了半自动的流程,剩下的只需要专心复制粘贴就可以了,根本不需要再考虑这个 checker 当时是怎样制作的、是关于什么的数据、各个国家之间的差异等等。与此同时,正确率和效率的提升也相当明显。当时就在想,自己只需要执行就可以了,之前准备策划这一部分不需要再来操心了。

之后在 LifeHacker 上也看到一篇把自己分成 Boss 和 Assistant 的文章,当中说的也是大概的想法。在做一件事情之前作为 Boss 思考好准备好,接下来只需要作为 Assistant 去做就可以了:

When you’re wearing your Boss hat, it’s up to you to write down the instructions in such a way that your Assistant self can just do them without having to think – or stress. Taking the thinking out of the acting is one of the best ways to make your to-do list a cinch to finish off.

而对于自己来说,还是用回策划者与执行者这样的词语会比较贴切一些;而在这里,这两个角色都是自己,只是在不同阶段扮演的不停角色而已。

很久之前就听说过“凡事预则立,不预则废”或者 “If you fail to plan, you plan to fail” 之类的说法。之前的理解单纯是磨刀不误砍柴工,有了充分的准备才能效率更高并且应对各种可能。当然现在这样的想法也不会有错,只是在准备的过程中再充分一些把执行的整个过程都过一遍,连“应对各种可能”都考虑了的话,执行的时候不需要再边做边想,因为一切已经有了可以参照的计划直接按照去做就可以了。

诚然计划也不是万能的,智者千虑必有一失;不过在自己身上观察的话,事情在自己预料之外的时候还是比较少,既然这样更多的准备工作能换来大多数时候执行效率的提高的话,自己还是觉得很值得的。

 

把想做的事情分成,增进技能、业余项目和阅读列表

自己总是很贪心,想做的事情总是很多。有意无意中和别人或者在这里提起的,就已经有想学法语、学编程(Peter 会说这件事情想做都有十年了吧……)、学统计学概率学逻辑学、重新改网站设计、写故事、读完买回来的书、看别人推荐的电影和动画等等,已经不止一次在纸上罗列自己想做的事情,列表也相应增长,A4 纸都要翻页了。

面对这样长度的列表的时候就会感觉,我该怎样才能一一达成这么多自己想做的事情啊。

当然这个问题的标准答案大概就是“快点去做别花时间想那么多了”;不过自己偶尔突然发现,这样的列表(某种程度上的 to-do list/wish list)上面的事项大概可以分成三种:

  1. Skill Development: 自己想习得的新技能,无论是像法语日语等等的自然语言还是说 Indesign, Soundbooth 这样的设计工具。学习这种事情必然是一个长期的过程,所以需要做好长时间作战的心理准备。
  2. Side Projects: 自己想完成的一些业余项目。虽然名称叫做项目(毕竟自己现在是一个 Project Manager 会把很多事情都当作是项目),但是其实规模可大可小;例如说重新设计个人网站、写故事、准备出游的行程表、做翻译、帮别人寻找家教等等。因为规模不一所以时长也会相应改变。
  3. To Read: 自己想阅读/观看的列表。在自己觉得比较空闲的时候就会开始清理这个列表里面的内容;最近大家还是推荐了不少影视动画给我啊。当然这里的阅读列表不包括习得技能里面的书籍,例如说法语的教科书。

把想做的事情分成不同的种类,并且对于每一种都开始辨明其大概的计划之后,就能对完成这个列表更加心中有数;接下来就是安排这三条同时进行的主线,一段时间内各自需要完成的内容吧。

 

把文件分成,正在工作的和已经完成的

自从用电脑开始,自己的文件都是放在一个叫做“我的文档”的文件夹当中,然后按照文件类型来放置到“我的文字”“我的工作表”“我的设计”“我的网站”等等子文件夹。读书时候的自己并不会说没有项目,而是这些项目通常都只是和某种文件类型有着强烈的联系(例如海报设计就放在“我的设计”当中,幻灯片设计就放在“我的幻灯片”当中),所以这样按照文件类型的文件存放方式在当时还是适用的。

实习或者说工作了之后一个观念上的改变是文件需要按照项目来存放;一个项目无论规模如何,总有其固定的文件夹。以往自己那种按照文件类型的归类方式已经不太适用,因为一个项目当中会有各种文件格式(Word 文档 Excel 工作表 PowerPoint 幻灯片都会有);或者换个角度来说,把“项目”也当作是文件格式的一种吧。

之后另外一个观念上的改变是,已经完成的项目需要存档放在另外的地方。自己开始的时候觉得很不便,有些时候需要找回旧项目的文件的时候就会觉得很麻烦,需要从这个”另外的地方“找回来。工作驱动器上的储存空间固然有限,已经完成了的旧项目需要封存放在其他地方也可以理解;但是如果能把所有项目所有文件都垂手可得的话,就可以省却想寻找旧文件的不便了。

储存空间有限是存档一个理由;另外的理由是自己在开始使用云储存的时候发现的:自己的注意力也是一种稀缺资源,只能用一些诸如独立文件夹、限制空间等方法让自己的注意力集中在正在工作的事情上。

云储存现在是很热火的东西;比起以前的网盘,最大的改进是能通过客户端来自动上传自动跨设备同步,这个能省去很多时间。然而面对这么多云储存服务的时候自己就会遇到一个问题:应该用这些空间放什么文件好呢?

云储存的空间因服务而异,免费的话通常都是从 2GB 开始到 25GB 左右,比起自己动辄几百 GB 的个人数据这里只是九牛一毛。在取舍的时候自己才发现,许多文件已经许久没有去查看去修改,自己目前用的只有一小部分而已。结合自己在用的服务,自己把不同的文件放在了不同的云储存:

  • Skill Development 和 Side Projects 这些正在使用的文件放在了 Dropbox 上(空间大概 5GB)。
  • 剩下的所有个人文件,除去照片、音乐、视频等等,都放在了 Skydrive 上(空间 25GB);这里包括所有的设计、网站、文字等等,或者说是已经完成的项目。

照片、音乐、视频等等媒体文件因为体积十分巨大,就算用付费的服务也是十分不值得(花费都能买移动硬盘来备份)。不过至少自己正在工作的文件,和已经完成的项目,都能跟着自己走的话,这个已经足够了吧。

……说了一圈云储存,自己想说的其实是,正在工作的和已经完成的需要分开对待;因为通常需要我们注意的内容通常不多,自己需要寻找已经完成的内容的机会也不多。所以,自己的 Dropbox 是一直在自动同步的(因为一直在工作一直在改动),而 Skydrive 是大概一个固定期限手动同步的(因为改动不多)。如果一个项目在 Dropbox 完成了的话,就会将其移动到 Skydrive 了。

 

把项目分成,文件、任务列表和备忘

一个项目并不只有上面所描述的项目文件本身,还包括这个项目具体的任务列表和备忘参考信息。例如说我要设计一个网站:

  • 项目文件就是所制作出来的图片、网页、文案等等。
  • 任务列表就是安排什么时候应该做什么事情,按照计划来完成这个项目。
  • 备忘参考信息包括各种有用的相关信息,例如在网上找到的如何做一个好网站啊如何细调设计达到最好效果啊等等。

项目文件的话,我正如上面所述我是放在与 Dropbox 同步的文件夹当中。而任务列表,我现在用的手机上的 Astrid(虽然我还是觉得之前提起过的 Any.Do 相当不错)。备忘信息的话,我是用 Evernote 来记录的。

以上是对自己业余项目的安排;工作上的话,自己对项目文件放在哪里没有什么决定权,任务列表其实是放在项目文件夹上面的 Excel timeline 等等(手机上 Astrid 这样的工具并不能很好面对那么复杂的项目),备忘信息用 Office 2010 自带的 OneNote (Evernote 在公司是禁止访问的网站)。

其实后两者都能以文件的方式放在项目文件夹当中,我只是觉得能将一个项目分清楚其各个部分有助于自己将注意力放在重要的地方而已——自己在工作的是项目的文件(微观),还是在计划项目的时间线本身(宏观),还是在寻找一些之前记录下来的参考信息。

 

其他想法

虽然自己并不是不需要担心钱的人,但是自己还是有着“适合的话,用钱解决问题”的想法。建立在金钱关系上的甲方乙方雇佣关系,一方为另一方的劳动或商品付出酬劳,各取所需心安理得。与此相比,寻找熟人帮忙即使并不需要花费最后也是欠下人情债,以及自己为此所耗去的时间也是有所价值的

当然我不在这里讨论人情债这样的问题;我只是最近觉得如果价格合理的话,还是购买合适的商品会划算些。原因不仅包括寻找免费或低价替代品的时间成本,还包括需要放置一部分注意力在这件事情上,事情总会牵挂在心。例如说如果某款软件不贵,自己又不能很快找到低价或者免费的替代品,自己的确需要的话买下来其实能了结一件事情。当然如果说觉得时间很多以至于不值钱、寻找破解也很容易的话那就另当别论了。

还有一个想法就是,对于可有可无的事情,最好的管理就是不去管它。这是从最近看到的一句话所想起的:

Deleting an item from your to-do list is even better than checking it off, because you’ve saved the time and effort of actually doing it.

如果一件事情或者物品需要考虑是否保留的话,那么答案通常是否,或者至少先放在一边。物品在那里总会消耗一些精力去安排去照顾去打理,去除的话就不需要再去分神了。

 

其实以上罗列的这一大段都只是自己目前的想法,能区分一些事情让自己发现了更多的可能性。上面也说了几次时间有其价值,注意力是稀缺资源;自己发现自己的注意力其实只能持续很短 (short attention span), 有的时候连一句话都没有打完就会(好听点)有新的想法(不好听点)分心分神。以上这些,也只是希望自己更好利用时间和注意力,做事情更有效率而已。

有些说法可能显得比较极端,似乎人生就只能不断使用时间来换取金钱或者价值一样。其实确切一点,应该是说用工作的时间来换取更多金钱与价值,在自己的一部分业余时间做更多自己喜欢的事情,然后剩下的时间就应该能了无牵挂地去愉快吧。

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secangel

双子座 AB 型,资深女校男生

2 comments

  • 对数据的话也就是用两次vlookup的事情吧。。。虽然在我们这里也有类似的macro可以做到。。但小强自己写了个出来的话还是太厉害了啊。。

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