On Proficiency and Efficiency

年中考核的时候 boss 和我提出了几个需要改进的问题，为首的是已经持续很久的效率不足 (insufficient efficiency). 这一点不仅是她一直都在强调，现在连其他一起合作的同事也提出来需要在这方面努力。

自己也是一直说是的明白的我会在这里努力的，当然之前也是有寻找一些程序或者工具来尝试让自己效率更高，只是似乎成效不大。不过这一次自己发现再不有些成效的话自己就会在这方面有短板会制约自己下一步的发展了；要解决问题的话知道原因就能对症下药，所以自己也思考了一下个中的原因。

回想起来还是觉得有些震惊：自己一直以来是以对工具的高熟练度 (profound proficiency) 而自满的，无论使用的是电脑程序还是语言沟通。既然已经能那么熟练地使用工具，产出的效率依旧不尽人意的话，事情就显得有些蹊跷了。

 

无论是 Word 格式、Excel 公式、PowerPoint 排版、Outlook 的各种视图，还是说对英语这种沟通的工具的熟练程度，还是说对工作内容本身的了解，自己比起周围的人还是有些优势，也是团队里面这些方面的 go-to person. 自己有一个特殊技能就是闭着眼睛写邮件；boss 上次家人过来的时候和我们吃了一顿饭，之后居然还记得我，描述就是 the person who talks like a poet.

然而这么高的熟练度并不能为自己带来相应的高效率。同样的事情，很多时候同事所需要的完成时间往往是我的一半而已；这些时候就会让自己再思考，我多出来的时间花在哪里了。

 

回到事情最初的最初，效率=工作量/时间。如果效率低下的话，要么是工作量其实不多，要么是所花费的时间太多了。

对于自己来说，工作量绝对不会不多；至少目前自己还是处于能者多劳的地位。相反，自己反而为自己增加了额外的工作量：

• 出于自己对工具的高熟练度，自己能够找到方法来做出质量更高的成品，例如说格式更为美观的内部文档，例如说措辞更加精准的邮件；要求更高工作量当然会更多。
• 出于严谨无误的需求，自己会三番四次检查所出来的成品。

在成品质量这上面，自己还是有些口碑的，至少能让别人说出“这是 Chris 做的话就应该没问题了”的句子，而自己也会觉得在自己的成品当中找到错误也是不能饶恕的事情。高质量意味着高工作量，这个是显而易见的。

既然工作量已经比别人多，效率依旧比别人低的话，那只能是耗费的时间大幅比别人多了。耗费时间很多一个原因当然也包括上面所说的工作量增加，另外一个原因恐怕就是自己做事情还是不够专注。

平时能够帮助自己集中精力提高效率的番茄钟工作法，对于自己的工作来说完全没有用武之地。这种需要让自己隔绝干扰源来获得专注的做法，在工作中根本无法实现——毕竟，自己的工作某个层面上就是，被别人干扰和打扰，不时地获得事情的最新动态。因为对干扰已经习以为常，一旦有新的邮件或者新的内部即时通信消息，自己就会先去看看发生了什么事情然后再来做回之前着手的工作。这也是自己晚上通常比较晚离开的缘故，因为下班了就没有多少人打扰了。

与此同时，自己内在的注意广度 (attention span) 似乎也有所欠缺；或者说，能持续关注的时间不长。说起这个的话，自己在高中的时候就发现了：自习课大家都在做作业的时候，旁边有人走过的话，我会发现只有我自己会抬头去看是谁而已。而现在，有的时候自己一句话还没打完，想到了其他事情就先找到相应的文件夹吧；等这句话打完了之后，自己却忘记开了那个文件夹是有什么用途了。

持续的干扰，过量的信息，使得自己无法专心在一件事情——或者确切点，多件事情——上面实实在在地努力。切换工作不同的事情还是要耗费额外的时间的；如果来回的事情越多的话，耗费的额外时间也越多了。

 

大概知道了原因的话，也就能大概提出一些解决方案吧。

对于工作质量本身我还是没有想着要降低要求的。毕竟高质量是自己的口碑是自己做得好的方面，并不是每个人用多一些时间就能堆出高质量的成品；所以自己还是努力减少所耗费的时间，crisper and tighter.

既然无法改变工作就要被干扰的本质，那就只能在可以掌握的时间当中尽可能地专注于一件事情：

• Getting Things Done (GTD) 系统自己在大三的时候就已经有所接触了，并且尝试用过各种工具来清空头脑专注于眼前的事情：例如有 MyLifeOrganized, Doit.im, Wunderlist, Todoist, Hitask 等等记得起名称的工具；有一个可以安妥放置自己想法的地方可以让自己不需要在做一件事情的时候想起另外一件并且担心自己会忘记。然而事情并不是那么顺利，尝试使用那么多并没有找到自己的灵丹妙药；很多工具只擅长于收集并不能很好地整理，而整理对于复杂的项目来说是必不可少的。
• 自己在 LifeHacker 上也看了不少关于如何提高工作效率的文章，自己也开始在一天的结束写下明天要做些什么（减少第二天进入工作状态的时间）、每隔半个小时记录自己做了什么（通过时间记录来看自己如何消耗时间）、使用特地的邮件分类方法来减少寻找邮件的时间等等。
• 一直以来我都觉得工作的时候听音乐不是专业的表现；不过在完成一些比较重复单调的事情时，听音乐一定程度上能提高效率，而且戴着耳机的话犹如摆出一个“请勿打扰”的牌子，别人看到会再三犹豫是否打扰的。
• 同样公司内部的即时通信工具自己也开始一天当中一到两个小时设置状态为“请勿打扰”。这个工具不能设为隐身，毕竟是工作而不是娱乐；不过只是设置为请勿打扰也已经能减少收到的信息数量了。

有的时候也会觉得高熟练度反而是一种制约。大概是因为写过学术论文的缘故，自己的邮件当中有很多动词名词化，thanks for telling us about this 非要说成 thanks for your notification on this 才觉得能体现自己的水平。的确有些虚荣心作怪的成分，不过的确即使在我这边写作不是很大的问题，阅读方也会有些困扰吧。最近在看 William Zinsser 的 On Writing Well, 希望能写出一些更加干练高效的英文。

 

有的时候的确会感觉工作的表现是一个人人性的体现。在这次年中考核当中，自己还要改进的除了效率不高之外，还有不够强硬、不懂得将任务分配给他人等等。其实对自己的成品不放心、不够强硬等等，还是源于自己的自信心不足，需要准备万全信息充沛才能说服自己去相信自己，也源于自己通常不愿向别人提要求的倾向。而什么事情都揽过来自己做的话，之前一直都这样了，大概是成就感来源在作耸吧。

不过说到底，当初选择这个职位，也有一些是出于想在自己薄弱的这方面做出改进的想法；虽然其实已经那么长时间了。